home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #2 / Monster Media No. 2 (Monster Media)(1994).ISO / finance / cs4_b.zip / README.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-05-15  |  13KB  |  271 lines
  1.  
  2. This file contains the latest additions or changes to CheckStar IV.
  3.  
  4. Getting Help
  5. ------------
  6. A Help Index has been added to CheckStar IV. By using this index, a user
  7. can directly select information on any topic covered by the On-Line help.
  8. This broadens the scope of help available from the current program context
  9. to all available information on file. The Help Index is accessible by
  10. pressing the Ctrl-F1 key combination from within most program locations.
  11.  
  12. Registering your copy of CheckStar IV
  13. -------------------------------------
  14. To register your copy of CheckStar IV, return the enclosed yellow
  15. registration form. In return, we will send you a registration password
  16. which has your name encoded. The password characters will include the
  17. numbers 0 through 9 and the letters A through F. When this password is
  18. entered, it will replace any reference in the program to "New User" with
  19. your name, and eliminate the registration reminder message when you exit
  20. CheckStar IV. Keep your password in a permanent place in the event you
  21. have to reinstall CheckStar IV. The password can be entered using the
  22. following procedure.
  23. 1. From the Main Menu, press the Ctrl-R key combination.
  24. 2. Type your password and press the Enter key.
  25.  
  26. Repeated transaction entry
  27. ---------------------------
  28. When entering a transaction of the same type and of similar data to one
  29. previously entered, CheckStar IV provides you with a quick entry option
  30. which allows you to use the data from the previous transaction as the
  31. default data for the next transaction. Here is the procedure to do
  32. that.
  33. 1. From the Check Register Menu, highlight a transaction which is similar
  34.    to the new transaction to be entered.
  35. 2. Press the Ctrl-U key combination.
  36. 3. Modify the data as needed.
  37. 4. Press the F10 key to save the new transaction.
  38.  
  39. Quick Menus
  40. -----------
  41. For added convenience CheckStar IV has provided the user with quick access
  42. to the other Main Menu options directly from the Check Register Menu.
  43. These "Quick Menu" selections parallel the Main Menu options except
  44. that they are preceded by the Alt key.
  45.  
  46. From the Check Register Menu these are the command options.
  47. - Press the Alt-2 key combination for the Account Menu.
  48. - Press the Alt-3 key combination for the Category Menu.
  49. - Press the Alt-4 key combination for the Reports Menu.
  50. - Press the Alt-5 key combination for the Reminders Menu.
  51.  
  52.  
  53.  
  54. Chapter: 13  Split transactions
  55. --------------------------------------------------------------------------
  56. An automatic amount calculation option has been added for split
  57. transaction entries. When entering the Payee or Memo portions of a
  58. split entry, the user can enter a formula which CheckStar IV will use
  59. to calculate the amount and paste it in the amount column. The
  60. Algebraic Expression Evaluator is used to perform this calculation
  61. so the formula format used is the same as described for the evaluator.
  62. There are a few minor differences. The first is that the formula should
  63. be bracketed by the characters "{}". The second is the use of the variable
  64. @TA within the formula which represents the Main transaction amount.
  65.  
  66. Here are a few examples of how this automatic amount calculation can
  67. be used.
  68.  
  69. By entering the formula {@TA * 0.25} in the Payee or Memo fields of a split
  70. window and then pressing the Crtl-C key combination, twenty five
  71. percent of the total transaction amount would be automatically entered
  72. in the amount column for that split transaction.
  73.  
  74. By entering the formula {(@TA/70) * 100} in the Payee or Memo fields of
  75. a split transaction and then pressing the Ctrl-C key combination, an amount
  76. which is thirty percent greater than the total transaction entry amount
  77. will be calculated and automatically entered in the appropriate amount
  78. column.
  79.  
  80. While these amounts could be calculated as easily with the popup
  81. calculators, the real utility of this option lies in its application
  82. with Memorized Entries.
  83.  
  84.  
  85. Example 1: Let's assume everytime you deposit your paycheck, you always
  86. deposit 10% of your salary into savings. Set up categories for your paycheck
  87. and savings. We will create a temporary split transaction and use the
  88. Memorized Entry feature to memorize it permanently. Here is how to do that.
  89.  
  90. 1.  From the Check Register Menu, press the D key to create a deposit
  91.     entry.
  92. 2.  Enter the Date, Payee, Amount and Memo of your choice.
  93. 3.  At the category entry, enter B. (Refer to the CheckStar IV manual for
  94.     a detailed explanation of these options.) Press the Enter key.
  95.     At this point, you are looking at the split transactions entry window.
  96. 4.  Enter the category you have selected for 'Salary' and press Enter.
  97. 5.  At the Payee entry type in the formula {(@TA/90) * 100}. Before pressing
  98.     the Enter key, press the Crtl-C key combination. This will cause
  99.     CheckStar IV to calculate the actual Salary on the fly. Press the Enter
  100.     key to save the formula and accept the calculated dollar amount.
  101. 6.  Enter the Memo of your choice and press Enter.
  102. 7.  Press Enter to bypass the amount.
  103. 7.  Enter the category you have selected for 'Savings' and press the Enter
  104.     key.
  105. 8.  At the Payee entry type the formula {@TA * 0.1}. Again, you must press
  106.     the Crtl-C key combination to calculate the amount.
  107. 9.  Enter the Memo of you choice and press Enter.
  108. 10. Press the F10 key to exit the Split transaction entry window and again
  109.     to save the transaction.
  110. 11. Now memorize this split transaction using the procedures outlined in
  111.     your CheckStar IV manual. When memorizing, set the option 'Modify
  112.     transaction(s) when entered' to 'Y'.
  113. 12. From now on, to use this entry, press the F9 key, highlight this
  114.     Memorized Entry, enter the appropriate dollar amount and press
  115.     F10. CheckStar IV will automatically calculate and enter both the
  116.     'Salary' amount and 'Savings' amount and save the transaction to
  117.     the check register.
  118. 13. After creating a Memorized Entry, you can erase this split transaction
  119.     from the check register if not currently needed.
  120.  
  121. Example 2: Suppose you wanted to document how much sales tax you have
  122. collected from items sold in a business. The amounts can be easily
  123. calculated using this feature. If the sales tax in your area is 8.25%,
  124. you can create a Memorized Entry much the same way. For this example,
  125. in step 5 above, enter the formula {@TA-(@TA*0.0825)} which would represent
  126. your actual sales. In step 8, type the formula {@TA*0.0825} which
  127. represents your sales tax.
  128.  
  129.  
  130.  
  131. NOTE
  132. ----
  133.  The values inside the brackets '{}' can be either fixed amounts or
  134.  formulas, positive or negative, and can be used in either the Payee or
  135.  Memo fields of a transaction.
  136.  
  137. The removal of the formulas
  138. ---------------------------
  139. If you want to have CheckStar IV automatically remove these formulas from
  140. the split payee or memo fields after the amounts are calculated, there are 2
  141. options available to do the job. The option @D deletes the entire formula
  142. including the brackets. The option @R replaces the entire split payee or
  143. memo with the entry in the main transaction payee or memo. For example, if
  144. you want to delete the formula, you could enter @D{(@TA/90) * 100} in step 5
  145. or @D{@TA * 0.1} in step 8 etc. You can place these commands (@D and @R)
  146. anywhere outside the {} brackets. The commands @D or @R along with the
  147. formula will be deleted automatically.
  148.  
  149. IMPORTANT
  150. ---------
  151. When creating a Memorized Entry using formulas such as those described above,
  152. set the Memorized Entry option 'Modify transaction(s) when entered' to 'Y'
  153. in order to force a recalculation of the formula when entered.
  154.  
  155.  
  156. Chapter: 10  Printing checks
  157. ------------------------------------------------------------------------
  158. TIPS & TRICKS: When you print checks using the Ctrl-P command from the
  159.                Check Register Menu, CheckStar IV pops up a list of the
  160.                available check layouts. If you are only using one check
  161.                layout, erase the others. This way, CheckStar IV will
  162.                bypass the popup list and automatically use the default
  163.                check layout available to print your check. To erase any
  164.                check layout, press the Ctrl-P key to pop up the list,
  165.                highlight the layout to be erased and press the E key.
  166.  
  167. Chapter: 14  Memorized Entries
  168. --------------------------------------------------------------------------
  169. When Memorizing an Entry, the Payee/Payor information can be pasted at
  170. the Entry Name prompt by pressing the Ctrl-P key combination. When more
  171. than one transaction is blocked, the Payee/Payor of the first transaction
  172. will be selected.
  173.  
  174.  
  175. Chapter: 22  User Setup Options Addendum
  176. ---------------------------------------------------------------------------
  177. The following new User Setup Options have been added since the manual was
  178. printed. Some have been inserted in the list rather than adding them to
  179. the end. This was done to keep options grouped by similarity of function.
  180. However, some setup option are no longer numbered as they appear in the
  181. manual.
  182.  
  183.  General Setup Options
  184.  ---------------------
  185.  19: Set number of decimals for the RPN Calculator:
  186.      When using the RPN Calculator, you have option to set the number
  187.      of decimals places to be displayed by the RPN Calculator. To change
  188.      this option, highlight this option, press the Enter key and type the
  189.      number of decimal places to be displayed.
  190.  
  191.  20: Set number of decimals for Algebraic Expression Evaluator:
  192.      This option is similar to option #19 above except it sets
  193.      the Algebraic Expression Evaluator display.
  194.  
  195.  40: Require a key press when exiting CheckStar IV:
  196.      If you run CheckStar IV from within a Dos Shell program you may
  197.      not be able to see the Time Tracker information when exiting
  198.      CheckStar IV. When enabled, this option allows you to view the
  199.      Time Tracker information before completely exiting CheckStar IV.
  200.  
  201.  Check Register Setup Options
  202.  ----------------------------
  203.  14: Automatically unpost postdated transactions when entered:
  204.      When this option is set to YES, CheckStar IV automatically
  205.      unposts all postdated transactions as they are entered.
  206.  
  207.  15: Pad asterisks in amounts when printing checks:
  208.      When this option is set to YES, CheckStar IV will left justify
  209.      the numeric amounts printed on the check with asterisks.
  210.  
  211.  Report Setup Options
  212.  --------------------
  213.   5: Include zero balance subcategories in the summary reports:
  214.      This option which is similar to option 4, includes or excludes
  215.      subcategories whose balances are zero.
  216.  18: Print detailed transaction information:
  217.      If enabled, detailed reports are printed in the compressed mode
  218.      and include complete transaction information. If disabled, detailed
  219.      reports are printed in normal mode, with a limited display of the
  220.      Payee and Memo information.
  221.  
  222.  
  223.  
  224. Chapter: 20  Calendar
  225. ------------------------------------------------------------------------
  226. CheckStar IV provides a quick method of going back to the current date
  227. when using the calendar. Simply press the C key.
  228.  
  229.  
  230. Customizing CheckStar IV's Reports Menu
  231. ---------------------------------------
  232. Each account in CheckStar IV is, by default, assigned to the standard
  233. Reports Menu. However you can customize this menu for each account by
  234. following the procedure as described in the CheckStar IV manual, pages
  235. 43 and 44. By copying a reports template to an account, the account
  236. retains its own custom copy of the Reports Menu, which can then be modified
  237. as you see fit. See pages 109 and 110 of your CheckStar IV manual.
  238.  
  239.  
  240. Additional Check Layouts
  241. ------------------------
  242. 786 Systems is providing four preformatted check layouts with CheckStar IV.
  243. These layouts labeled STYLE-A, STYLE-B, STYLE-C and STYLE-D fit the checks
  244. you can order from 786 Systems.
  245.  
  246. APPENDIX E
  247. ------------------------------------------------------------------------
  248. PROBLEM:  When I attempt to print a check with my laser printer, the
  249.           check does not come out of the printer.
  250. SOLUTION: You need to add a form feed (@PB) command to the end of your
  251.           check layout. Edit your check layout using the Ctrl-E command
  252.           from the Check Register Menu. Add the command @PB at the end
  253.           of the last line of your check layout. Save the form and exit.
  254.  
  255. PROBLEM:  When I exit CheckStar IV, my printer retains the setup last
  256.           used when I printed checks. How can I get my printer reset
  257.           automatically?
  258. SOLUTION: Although the printer could be cleared by CheckStar IV when
  259.           exiting the program, this method causes delays under
  260.           certain conditions. The more elegant solution is to embed a
  261.           printer reset command at the end of the check layout.
  262.  
  263. PROBLEM:  When I attempt to print checks or reports CheckStar IV preceeds
  264.           the information with some unexpected characters.
  265. SOLUTION: There are two separate printer driver assignments which must be
  266.           made. One is for printing checks and the other is for printing
  267.           reports. Be sure that the right driver has been assigned for each
  268.           function. Refer to the chapter titled Printer Setup in your
  269.           CheckStar IV manual.
  270.  
  271.